„Automatisiertes Mail-Management“ mit proALPHA

Mit der Anbindung der „MailMinder-“ bzw. „InformationMinder“-Suite unseres Partners Living-e AG schafft ALPHA Business Solutions eine absolute Premiere in der proALPHA-Welt: „Erstmals können unsere proALPHA-Anwender damit auch wenig bis gar nicht strukturierte Daten/Dokumente systematisch in die strukturierte proALPHA-Umgebung integrieren“ – bringt Vorstand Michael Finkler die Nutzenpotentiale auf einen Punkt.

Ansatzpunkt ist die klassische E-Mail-Prozesskette:
Empfangen >> Verstehen >> Sortieren >> Weiterleiten >> Antworten.

Diese Prozessschritte sind bisher weitestgehend manuell und damit teuer, langsam und ebenso intransparent wie unpräzise.

Eine erfolgversprechende Lösung könnte so aussehen: ein selbstlernendes System, das den Inhalt eingehender Nachrichten weitestgehend versteht und den Antwortprozess intelligent automatisiert. In MailMinder heißt diese Vorgehensweise kurz „AiiM-Prozess“ und bedeutet:

Empfang: der Eingang einer Nachricht wird quittiert
Verstehen: der Inhalt einer Nachricht wird mit einer Genauigkeit von bis zu 95% verstanden
Sortieren: Nachrichten werden nach Verständnis und den definierten Geschäftsregeln klassifiziert
Weiterleiten: Nachrichten werden in die passenden Prozessabläufe eingesteuert bzw. integriert
Antworten: die Mailantwort erfolgt im Idealfall automatisiert oder über Antwortvorlagen für Mitarbeiter
Verfolgung: MailMinder überwacht, koordiniert und dokumentiert den gesamten Prozess und stößt optional die Archivierung an.

Am Beispiel des Servicemanagement wurde bereits auf der unserer Kundenveranstaltung am 23.07.2009 in Sinsheim in Theorie und Praxis demonstriert, wie eingehende Mails zunächst analysiert, nach allen Regeln der „Software-Kunst“ kategorisiert (z.B. in Schriftverkehr, Rechnungen, Lieferscheine, Service-Anfragen) und nach inhaltlicher Auswertung ergebnisorientiert in die nachfolgenden proALPHA-Prozesse übernommen werden. Das Ergebnis ist in diesem Kontext dann ein vollautomatisch generierter Service-Call mit Kopf- und Positionsdaten.

Die lernfähige MailMinder- bzw. InformationMinder-Software basiert im patentierten Kern auf innovativen Technologien aus den Bereichen Künstliche Intelligenz, Semantik, Statistik und Linguistik. Hervorgegangen aus dem Umfeld des DFKI-Institutes an den Universitäten Kaiserslautern und Saarbrücken, stellt sie auch eine ideale Ergänzung zu dem mit der proALPHA-Version 5.2 neu vorgestellten Modul DM-Mail dar, um ein systematisches Mail-Management mit hohem Wirkungsgrad betreiben zu können.

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